Montar equipes e convidar pessoas

A equipe reúne as pessoas que entram nos sistemas, por exemplo Equipe Trabalhista ou Contabilidade. Neste artigo você cria uma equipe, convida as pessoas e acompanha quem já recebeu o convite.

Cada pessoa convidada recebe um e-mail com o que instalar e entra pela extensão do 4Keyless com o próprio e-mail e um código de uso único. Ninguém recebe senha.

Criar uma equipe

1. No menu, em Gestão, abra Equipes.
2. Clique em Nova equipe.
3. Em Nome da equipe, digite o nome, por exemplo Equipe Trabalhista.
4. Clique em Criar.

A equipe aparece na lista com o aviso Sem autorização: esta equipe não abre nada. até receber uma autorização.

Convidar pessoas

O mesmo botão serve para uma pessoa ou para a equipe inteira.

1. No cartão da equipe, clique em Convidar usuários.
2. Em cada linha, preencha Nome e E-mail. A janela já abre com três linhas em branco; para mais, clique em Adicionar mais linhas.
3. Clique no botão Convidar (ele mostra quantas pessoas serão convidadas).

Cada linha mostra o resultado: convidada, já tinha acesso ou falhou. Os convites saem um de cada vez, então espere o contador terminar antes de fechar a janela.

Colar uma planilha

1. Na planilha, copie as linhas com nome e e-mail (duas colunas lado a lado), ou só a coluna de e-mails.
2. Clique no primeiro campo Nome da janela e cole.

O 4Keyless separa cada linha em nome e e-mail. Quando a planilha só tem e-mails, o nome é preenchido com o que vem antes do @, e você pode corrigir antes de convidar. Uma linha de cabeçalho é ignorada.

O que a pessoa convidada recebe

A pessoa recebe um e-mail com o assunto "nome da sua empresa liberou seu acesso via 4Keyless". Ele traz dois passos:

1. instalar a extensão do 4Keyless no navegador (veja Instalar a extensão);
2. rodar o instalador do certificado de segurança do 4Keyless no computador (veja Instalar o certificado de segurança).

Depois disso, ela abre a extensão, informa o e-mail e digita o código que chega na caixa de entrada. Veja Entrar na extensão com o código.

Cuidar das pessoas da equipe

Ao lado de cada pessoa, no cartão da equipe, há estes controles:

Pessoas desativadas aparecem riscadas, com o selo inativo. Itens marcados como bot são agentes de IA, e não pessoas.

Cada cartão também mostra, em uma frase, o que a equipe abre: quais sistemas e com o certificado de quais titulares.

Quem pode fazer isso

Criar equipes e convidar pessoas é para os papéis Gestor, Admin e Operador. Visualizador e Financeiro só consultam a tela.

Se algo der errado

• A linha mostra já tinha acesso. Esse e-mail já tem acesso nesta empresa. Se a pessoa estiver em outra equipe, use o seletor de equipe para trazê-la.
• A linha mostra sem e-mail. O e-mail está incompleto. Corrija e clique em convidar de novo: quem já foi convidado não recebe outro e-mail.
• A janela diz que o lote parou. O plano chegou ao limite de pessoas, ou seu papel não permite convidar. As linhas seguintes ficam como não enviada. Veja Plano e cobrança.
• A pessoa entrou na extensão e não vê nenhum sistema. A equipe dela ainda não tem autorização ativa. Veja Liberar um acesso para a equipe.
• O e-mail de convite não chegou. Peça para olhar o spam e use o envelope ao lado do nome para reenviar.